Niet je actielijstje, maar JIJ bent de baas!
Al vaker heb ik geschreven over het nut van georganiseerd en systematisch werken. Over hoe het maken van plannen, stellen van doelen en bijhouden van actielijstjes kan bijdragen aan het behalen van goede bedrijfsresultaten.
Veel ondernemers gaan, op een bepaald moment in hun ondernemerschap, aan de slag met het maken van plannen en lijstjes. Aanvankelijk met veel enthousiasme, maar op een gegeven moment beginnen sommigen wat te mopperen. 'Al die lijstjes, ik vind het wel een gedoe, moet dat nou?'.
Nee, er moet niets. Het werken met lijstjes kan je ondersteunen in het runnen van je bedrijf op een goede en effectieve manier. Maar als je niet het gevoel hebt dat dat zo is, dan is het tijd om je werkwijze te herzien.
Het gaat er uiteindelijk om dat je een manier van werken vindt die voor jóu prettig is en die je de resultaten oplevert die jij graag wilt behalen.
Hoewel er ondernemers zijn, zelfs behoorlijk succesvolle, die niet of nauwelijks plannen maken, en al helemaal geen lijstjes, kan ik het maken en gebruiken van een plan en een actielijst zeker aanraden.
Met behulp van een plan, doelstellingen en een to-do lijst weet je waar je prioriteiten liggen en wat je kunt doen om goede resultaten te bereiken. Je bent doelgericht en meer gefocust. De sleutel tot succes!
Vraag jij je stiekem ook wel eens af of je actielijstje wel werkt voor je? Lees dan verder over drie valkuilen van het werken met lijstjes.
Valkuil 1: Je besteedt heel veel tijd aan het bijhouden van heel veel verschillende lijstjes
Natuurlijk kan het leuk zijn om je actielijst(en) in een mooie format te gieten als jij dat leuk vindt. Maar een simpel tekst documentje met alle acties onder elkaar uitgetypt voldoet ook heel goed! Het opzetten van zo'n actielijst kost ook nauwelijks tijd. Het bijhouden ook niet want je kunt snel een actiepunt deleten of juist bijvoegen.
Probeer ook niet te veel lijsten aan te maken. Vroeger had ik een actielijst per project of klus maar tegenwoordig zet ik de klussen, met bijbehorende acties, in een document onder elkaar. Dat vind ik overzichtelijker. En ik hoef niet steeds allerlei documenten te openen en te sluiten.
Wat ook een beetje zonde is van je tijd is, om steeds als er iets af is, je lijst bij te werken. Vaak volstaat het om een keer per week je actielijst(en) bij te werken en aan te passen. Dat kan je doen op een vast moment in de week, bijvoorbeeld tijdens je WOMM, je werkoverleg met jezelf.
Wel handig is het om dingen die je nog wilt doen, en die je ineens te binnen schieten terwijl je bezig bent, even snel te noteren in een schriftje, of op je later/misschien lijst, zodat je ze daarna kunt vergeten. Aan het einde van de week kom je alles wat je hebt genoteerd weer tegen in je WOMM en kun je dan besluiten of, en wanneer, je ze in wilt plannen.
Sommigen vinden het werken met Evernote, of een andere digitale tool, handig en snel. Ik heb er zelf (nog) geen ervaring mee. Vraag eens rond wat anderen doen en kies wat jij het prettigst vindt.
Valkuil 2: Je maakt een actielijst maar vergeet deze vervolgens te gebruiken
Als je nooit gewend was om een beetje gestructureerd te werken dan is er een kans dat je vol enthousiasme een planning en actielijst maakt maar daar vervolgens niet meer naar kijkt. Je bent het immers niet gewend en gaat gewoon weer aan de slag op de manier zoals je altijd deed.
Wanneer je besluit om georganiseerder te gaan werken, met een prioriteiten lijstje, dan zul je de eerste weken, of misschien wel maanden, daar wat extra aandacht aan moeten schenken. Herinner je jezelf eraan dat je je hebt voorgenomen het nu anders te doen.
Zet desnoods een alarm zodat je 's ochtends, voordat je start, eerst even je planning voor die week bekijkt. Wanneer je dit een tijdje volhoudt, en de positieve effecten merkt van het werken met een weekplanning, ga je op een bepaald moment als vanzelf je planning raadplegen. Omdat je weet dat je dan ook daadwerkelijk effectiever bent.
Je kunt ook een sparringpartner zoeken, als soort van stok achter de deur. Iemand met wie je regelmatig overlegt en die je vertelt over jouw plannen en je voortgang. Dan kom je er ook snel achter of je op de goede weg bent. Het is niet echt leuk om te moeten melden dat je van alles hebt gedaan, maar niet die dingen die je helpen dichterbij het behalen van je doelen te komen.
Valkuil 3: Je doet precíes wat er op je lijstje staat
Natuurlijk is het wel de bedoeling je te concentreren op de taken die op je to-do lijst staan. De lijst is immers een afspiegeling van je wensen en doelen. Maar meestal kun je, wanneer je de lijst maakt, niet inschatten in welke omstandigheden je de week daarop verkeert.
Stel dat je op vrijdagmiddag bedenkt wat je volgende week allemaal wilt doen en een actielijst maakt met die punten. Op maandagochtend open je vervolgens je actielijst maar voor de klus die in de planning staat ben je helemaal niet in de stemming.
Dan zou ik een andere klus uit je planning kiezen, één waar je wel zin in hebt. Zorg dus ook dat op je to-do lijst verschillende klussen staan zodat je er altijd een kunt kiezen die past bij jouw stemming of energie van dat moment.
Of stel dat, op een ander moment in de week, je heel erg geïnspireerd zit te werken aan een project, en dat je er al veel meer tijd in hebt gestoken dan je van plan was voor die week.
Besluit dan vooral om lekker door te gaan en gebruik te maken van de flow waarin je zit. Aan het einde van de week kun je dan die klus afstrepen van je lijst en is er, omdat je zo lekker effectief kon werken, extra ruimte in je planning gekomen voor andere taken of klussen.
Uiteindelijk gaat het er om dat je je globale planning, en de doelen die je wilt behalen, in de gaten blijft houden. Maar wanneer je welke klus doet maakt in wezen niet zoveel uit. Iets een paar weken uitstellen, omdat iets anders beter past, of meer inspireert, is natuurlijk nooit een probleem.
Merk je dat niet toekomt aan een bepaalde taak of klus, of deze taak blijft uitstellen, bekijk dan nog eens of die taak nog bijdraagt aan je doelstellingen. Is het antwoord ja, bepaal dan wat er nodig is om er toch mee aan de gang te gaan.
Nogmaals, een planning en een actielijst kun je gebruiken als leidraad om je te helpen je wensen uit te voeren en je doelstellingen te behalen. Het is een levend document dat je aanpast bij voortschrijdend inzicht of wanneer je wensen veranderen. Jij geeft leiding aan jouw bedrijf en jij bepaalt dus op welke manier je actielijst het beste voor jou werkt.
Ik wens je veel succes!
Heeft iemand (nog) een negatieve ervaring met het werken met een plan of lijst die je wilt delen? Het zou mooi zijn als je ook kunt aangeven hoe je je manier van werken hebt veranderd zodat het gebruik van het lijstje weer vóór je ging werken. Alvast bedankt voor je reactie!
Wil je meer weten over persoonlijk leiderschap voor ondernemers? Geef je op voor de (gratis) workshop op 3 februari.
Datum: 06-01-2011 in algemeen
Tags:
RSS feed weblog